Сегодня многие предприятия в условиях ожесточенных конкуренций на рынке нуждаются в автоматизации документооборота не просто как в процессе, который оптимизирует внутренние процессы, но как в средстве получения возможностей для ускорения работы, а также опережения конкурентов.
Именно автоматизированный документооборот (смотреть) позволяет освободить время для того, чтобы принимать новые оперативные и стратегические решения. Такая система, подобно, как и процесс автоматизации бухгалтерского учета в конце ХХ века, крайне необходима любому предприятию. Почему?
Для этого есть много причин. Поскольку потоки информации являются не менее важными, чем денежные, то их необходимо тщательно анализировать и обрабатывать. Более того, если информация будет утеряна и или попадет в руки конкурентов, то это может дорого стоить всей фирме.
Те организации, которые не применяют систему автоматизации, сталкиваются со многими серьезными проблемами. Например, они часто теряют важные документы. Или же в кабинетах может накопиться огромное количество бумаг непонятного назначения или происхождения, а потом необходимо потратить массу времени, чтобы найти среди них необходимые. Также время теряется на то, чтобы подготовить и согласовать документ. Ну и, в конце концов, на бумагу для создания копий документов необходимо тратить большие средства.
Благодаря системе автоматизированного документооборота работа всех подразделений организации проводится слаженно и быстро, а это значит – эффективно. Сокращается время на создание, обработку и поиск документов. Доступ к информации становится более оперативным. И, что очень важно, автоматизация позволяет предоставлять различным сотрудникам разные права на доступ к документам.
Из всего этого следует, что такие системы крайне необходимы в любой компании. Организовывать систему электронного документооборота необходимо уже сейчас.
Преимущества электронного документооборота